3使混合会议指南为你工作

(阅读更多的见解和趋势影响咨询&房地产服务行业。]

在相当多的实践和观察通过我们的混合业务与客户和我们自己的球队,我们知道对于混合会议工作,我们需要有选择性的方法。会议格式不应该只是一个事后产生的想法;实现一个有效的混合接触,我们需要正确的设置,正确的便利,和正确的目的。

正确的目的

目标和期望输出值应该通知参与格式。再决定是否混合会议将是一个合适的格式,一个关键问题来回答,“我的订婚目标是什么?”

参与者是否应该在远程拨号,参加面对面,或两者的组合取决于两个关键因素:积极参与的水平要求达到预期的会议结果,和大小。

这是一个一般的经验法则,我们遵循:越高水平所需的积极参与和组织规模越大,混合会议格式效果越少。

进一步分解,我们分组工作接触目标(保持社会活动独立)分为七类,从被动到主动参与,参与者组大小。从这里,我们分级混合参与指导的有效性选择接触的格式。

除了积极参与和组织水平的大小,还有其他层考虑,如内容的复杂性和敏感性,面对面团体的数量分散在多个地点,与会者概要和心照不宣的层次结构,数字协作能力。

现在,虽然我们不能控制科技自己的办公室和我们的合作者之间的兼容性的工作环境,我们设置一些简单的规则混合会议:

1。限制组大小保持接触。

2。与参与者剖面组合,鼓励对话,积极参与是必要的。

3所示。提前与参与者分享pre-reads和会议议程所以他们来准备。

4所示。设置会议礼仪的基本规则。

正确的便利

与混合业务,谈话不流“自然”相比,每个人都在一个房间里面对面,理当如此,当阅读身体语言是不可能了那些打在几乎。混合交互需要强大的便利化和注意计划允许公平参与。

主持人的角色包括执行会议达成协议。强烈与包容性和尊重每个人的物理和虚拟的房间,混合礼仪将包括规则,例如没有多任务或在一边聊天,和接近参与从数字领先的角度来看,如确定自己在你说话之前,或保持相机。

(阅读更多:“十一考虑混合会议更有效。”]

从主持人,主持人,参与者,每个人的角色的细微差别和相关的推动者在一次会议上扮演重要角色在混合接触效果。考虑一下:不是每个人都可以觊觎的房间。

举个例子,一个混合车间。co-facilitator可能分享自己电脑屏幕内容的一个窗口,另一个用于记笔记,另一个用于运行现场调查,另一个消息用做的背景。肯定变得更有效促进远程控制室与多屏幕设置了仿佛远离行动,同时更加用做,主持人和参与者在同一个会议室。

当混合规划会议,我们越来越注意到分手的议程让参与者参与进来。这将涉及到合并测试时间短,分享视频,分组讨论,等等。除了准备会议议程和保持时间,主持人承担许多责任,如协调做屏幕共享的人,谁是在每个分组的房间,谁监控参与者聊天室等等。它需要一个团队,每个都有不同的明确定义的角色保持及时联系在一起,成功地运行一个混合接触。

正确的设置

正确的设置包括空间和技术的推动者。是否使会议更包容的(例如,屏幕显示内容和参与者视频),更直观的(如单个声源,相机将面对扬声器),或更多的“视频call-friendly”(例如,空间音响和照明),这些都是设计和技术工具可以解决。

詹斯勒为客户设计了合作空间近乎全景屏幕设置,但不是所有的客户都要求这样身临其境的空间混合的会议需求。进化设计和技术解决方案是一个令人兴奋的空间看,但并不是所有的这些在短期内组织可以试点。我们可以实现一次会更人性化方面的正确的便利化和适合混合动力活动的目的。

参与格式而言,一个大小并不适合所有人。而空间设计和技术工具(包括硬件和软件)将最终解决混合活动我们今天面临的许多难点,就目前而言,我们首先选择明智地战斗。

混合项目不会消失,所以进一步清晰度的关键环节和选择标准约定格式是一种低挂水果今天,企业可以实现。当我们找出最适合人们更有效(沮丧)通过使公平和包容的合作,我们将混合动力工作,工作。