Gensler的空间管理系统Wisp如何帮助工作场所在新的混合生态系统中保持敏捷

办公室“典型”的早晨

虽然我通常坐在博尔德，但今天我要前往我们位于丹佛的总部，与大楼的设施专家合作一个即将到来的项目。大流行以来，我们团队的工作模式发生了很大变化，我们决定完成一项时间利用和观察研究，以进一步了解我们的员工是如何(以及在哪里)工作的。所以，我将以终端用户的身份开始一天的工作，登录我们的办公桌预订系统，在我的同事附近预订一个工作站。然后，我将转向我的系统管理员角色来设置和管理这项研究。在接下来的两周，我们将每小时在我们的空间里走动，观察和收集人们如何使用Gensler observe应用程序使用空间。然后，我们将与我们的工作场所战略家分享标准化的数据，他们将综合，识别工作模式，评估空间利用率，并将其与业务目标相关联，并提出改进，以提高整体利用率。

我的主要职责之一是进行季度空间评估，当我在大楼的三楼走动时，我注意到一些员工被分配到错误的工作站。我还注意到一些家具发生了变化，所以我登录到我们的空间管理系统，将平面图下载到我的平板电脑上，快速勾勒出新的布局，并通过Wisp网站提交所有必要的更新。这将通知我的空间管理合作伙伴的变化，然后他将在系统中更新楼层平面图，以反映物理布局。拥有一个准确的记录系统，使我们的设施团队在处理日常请求时保持组织，同时还提供战略设施规划所需的数据。

在确保更新提交后，我去和市场总监开会，了解他们来年的目标，其中包括招聘15名新员工。大流行前，他们的客座率为95%，办公桌比例为1:1。现在，该团队正在研究混合动力。每周在办公室工作3天以上的员工将被分配一个专门的空间，那些只在办公室工作2-3天的员工将被分配到一个免费地址和社区，然后要求他们每天来办公室都要预约办公桌。在会议期间，我们在空间管理系统中创建了平面图场景，以重新定义市场部社区，并确定其中的预留空间和专用空间。我们利用楼层规划场景来假设计划各种规模的移动。这允许我们首先创建部门邻接，然后与部门领导合作，确定谁将坐在哪里，而不调整我们的物理空间。

在为营销团队重新定义空间后，执行团队希望评估我们租赁和拥有的设施的碳足迹。我生成关于平方英尺、占用率、空间类型和办公桌预订报告的报告，并将它们呈现给团队。这些报告和其中的数据不仅可以回答特定的需求，这些数据还有助于为整个组织创建明智的战略。我们将继续制定战略，以实现公司2030年的碳中和目标。为了对我们的影响负责，我们需要准确的数据来了解我们的基准影响是什么，以及我们如何改进它。

让我的下午转向更多的空间管理需求

在一早上开了很多会之后，我终于有机会通读邮件了。我收到了搬家请求的通知。员工想要移动到不同的工作空间，以在他们工作的新项目中改善协作。我们的团队要求5天的通知，以确保我们可以执行无缝迁移。根据他们在我们空间管理系统中的使用记录，该员工有额外的人体工程学物品。我会回复请求者并提出问题。我的设备团队确认他们可以在规定时间内完成请求，我同意了。在实施我们的空间管理系统之前，我们通过电子邮件和在打印的平面图上刻划名字来管理行动;人体工程学设备在一个单独的电子表格中管理。现在，我们简化了搬迁流程，并为整个组织创造了透明度，让所有员工都可以访问准确的楼层平面图，以便找到同事，找到会议室等空间，并确定生命安全设备的位置。

我们的空间管理解决方案也与我们的HRIS(人力资源信息系统)集成在一起，每天下午3点，我的日历上都会提醒我检查新员工和解雇员工。如果有新员工，我将他们分配到他们的准确位置，并从我们的系统中腾出已经离开公司的员工。这种集成使我们的团队不必手动输入和更新占用者记录，并确保数据完整性。

一天结束时，我会见了一位供应商，以采购更环保的清洁用品。在我们努力实现碳中和目标的过程中，使用对环境健康的产品并保证我们员工的安全至关重要。我登录到我们的空间管理系统，下载了我们整个组合的平面图的pdf文件。平面图包括平方英尺和空间类型，因此我们的供应商可以计算出我们需要的物资数量，以保持我们的设施安全和清洁。

新的混合生态系统的一天结束了

在工作日结束时，我收拾好电脑，通过我们的应用程序结账离开办公桌。在员工离开办公室后，我们的管理团队登录到我们的空间管理系统，查看当天有哪些办公桌被预订了，这样他们就可以确定哪些工作站需要清理。因此，自实行办公桌预约以来，我们的工作人员减少了时间和用品，以保持我们的设施清洁和安全，同时保持最高标准。

我们的空间管理系统帮助我们的员工在不断变化的工作场所中导航，提高我们设施团队的效率，并为我们的组织战略规划提供信息。空间管理解决方案还有助于通过不断发展的混合生态系统保持我们工作场所的灵活性，并确保空间规划决策得到数据支持。事实证明，利用单一的记录来源对我们工作场所的日常运营、战略规划和整个工作的未来的成功至关重要。