你的工作环境与员工行为一致吗?

我们开发了一种工具和方法来进行与空间利用相关的观测分析，我们称之为活动分析。观察者沿着预定的路线行走，通常每天14次，并记录空间是否被占用，如果是的话，发生了什么主要活动(如电脑工作、打电话等)。我们在手持设备上收集数据，数据管理、报告和管理都发生在一个安全的网站上。

在达到临界量的观察后，我们分析了收集到的数据，以便更好地为客户提供流动性(内部和外部)、工作模式(专注、协作、学习、社交)和行业基准等问题的见解。我们利用这些知识将占用数据转化为对客户和设计团队有用的信息。

关于空间使用和占用的讨论通常是轶事。在工作场所收集观察数据在行业顾问中相当普遍，但方法往往过时，输出需要改进。客观、准确的占用数据(与员工报告的数据相反)是了解空间需求和利用的宝贵工具，并为Gensler的其他研究工具(如工作场所绩效指数(WPI))提供了有用的补充，该工具以调查形式收集自我报告的数据。员工在办公桌前花费的时间是观察数据和自我报告数据出现差异的一个领域——员工通常会多报一周内在办公桌前花费的时间。

记录并向客户展示空间实际使用的频率，以及它们是否按预期使用的能力，可以为理解和改善客户的空间提供有价值的见解。客户特别感兴趣的是不同空间类型的占用模式，共享支持空间的正确大小(将房间大小与观察到的会议规模相一致)，以及建筑物内和不同业务团队和职位的异地流动性水平。

我们的数据库现在包括超过100万个观测数据点。当我们分析数据时，我们注意到一些趋势开始讲述一个更大的故事。大多数会议都是两到四人一组的，这常常促使我们重新调整我们设计的工作场所中会议室类型的配置和组合。个人工作站往往在一天中有超过一半的时间(62%的时间)处于闲置状态，这增加了通过小型或共享工作站或其他移动工作解决方案提高效率的可能性。当员工坐在办公桌前时，绝大多数时间都在电脑上工作——平均73%。

这些发现在不同的客户行业和地区趋于一致——尽管并非总是如此。一个有趣的例外是:我们注意到，仅在科技行业，参加虚拟会议的人数就在下降。这可能是由于采用了敏捷工作流程，促进了白天集中精力工作。

观察技术可以识别生产率的提高。衡量和分析工作行为和模式的可量化方法是提高生产力的最直接途径之一。了解现有的行为是识别改进机会的必要条件。

科技正在颠覆职场行为。在过去的10年里，信息技术的使用从企业领域转移到以消费者为中心的应用程序和产品。这些技术在我们个人生活中的迅速应用正在改变我们执行许多工作活动的方式。

新的工作流程需要不同的会议室分配。分布式团队、虚拟会议技术和更敏捷的工作流程极大地改变了我们开会的方式。因此，五年或更长时间前设计的空间往往有太多的大会议室，而没有足够的小会议室。

了解内部员工的流动性对于座位规划至关重要。在过去，“流动性”意味着在办公室以外的地方工作。如今，许多公司都鼓励员工在办公室工作，并高度重视员工的存在感，但这并不意味着只是坐在办公桌前。支持办公室或校园内部的流动性对于优化员工的工作流程和设施效率至关重要。

最近，对跟踪行为和空间使用的传感器的投资激增，这些传感器要么集成到建筑系统中，要么由个人佩戴。这增加了收集工作行为信息的能力。最近，我们与一家客户合作，通过对现有传感器数据进行概率分析，实现了公司资产预测减少10%的目标。我们看到了与企业、零售和酒店客户进一步应用的重大机会。